Paramètres principaux de l’agenda

RÔLE PLANNING / Paramètres / Tableau de bord

Pour accéder aux paramètres de l’agenda : Menu AGENDA / Paramètres principaux .

Paramètres de l’agenda

Il s’agit des paramètres généraux de l’agenda : la durée de la grille, l’heure de début et de fin, la

couleur par défaut des rendez-vous.

IMPORTANT

La durée de la grille doit être en rapport avec la durée des services proposés. Exemple :

Services de 15 et 30 min, choisir une durée de 15min
Services de 10 et 30 min, choisir une durée de 10min

OPTIONS

RDV supprimé : largeur complète

Cette option affiche un rectangle rouge lorsqu’un RDV est supprimé. Il s’agit uniquement d’une indication visuelle de suppression de rendez-vous. La trace du RDV supprimé prend toute la largeur du créneau.

Attention, la prise de RDV n’est pas bloquée, le créneau est libre (et disponible en ligne sur la prise de RDV en ligne Calendovia).

Décocher l’option pour que la trace reprenne sa taille normale.

RDV supprimé : bloquer le créneau

Lorsque cette option est cochée, la suppression d’un RDV entraine la création d’un nouveau RDV « RDV SUPPRIMÉ » à la place de l’ancien, qui bloque le créneau à la prise de RDV (également sur Calendovia).

Nouveau RDV : enregistrer type RDV

Permet d’ajouter le type de rendez-vous automatiquement en fonction de la grille, lors de l’ajout d’un nouveau RDV.

Périodes de canevas

Le canevas correspond au modèle de disponibilités de l’agenda.

Le canevas peut s’appliquer à l’infini ou sur une période donnée. Il peut également être récurrent (par exemple s’appliquer une semaine sur deux, uniquement les lundis ou mardis...).

Un canevas type doit être préalablement créé (voir Création d’un canevas type).

Pour appliquer un canevas à la grille :

Sélectionner le canevas.
Choisir une période (du … au …) ou sélectionner « Infini ».
(facultatif) Choisir la récurrence :

Une semaine sur 1, 2, 3, 4…
Ou Semaine du mois : 1, 2, 3, 4 ou 5
Ou Semaine paire / impaire

Si une récurrence a été choisie, choisir le ou les jour(s) de la semaine (lu, ma, me, je, ve, sa, di)
Une fois les options sélectionnées, cliquer sur le bouton « Ajouter la tranche de date ».
Une nouvelle ligne s’ajoute dans le tableau (juste en dessous des options), qui récapitule les options choisies (importance, nom canevas, début, fin, infini, récurrence).

[ASTUCE] Ordre des lignes et importance

L’ordre des lignes a une importance, en effet chaque canevas situé au-dessus d’un autre est prioritaire . Vous avez la possibilité de changer l’ordre, en déplaçant les lignes (drag & drop).

Exemple : Ajouter un canevas «temporaire» en importance «1» pour écraser le canevas principal sur une période donnée.

Créer un canevas type « Congés » avec tous les créneaux indisponibles et l’appliquer uniquement le jour souhaité. Cette solution évite la modification manuelle de la grille. Il faudra que le canevas « Congés » soit bien positionné avec une importance « 1 » pour écraser les paramètres des autres canevas.

ATTENTION : très important

Le canevas ne s’applique pas sur les créneaux qui ont été modifiés manuellement sur l’agenda (modification manuelle grille).

Pour réinitialiser une journée dont le canevas aurait été modifié manuellement :

Cliquer sur les options de la journée.
Cliquer sur "Réintialiser la journée" et valider.

Gestion des services

RÔLE PLANNING / Paramètres / Gestion des services

UNIQUEMENT Compte UTILISATEUR : Gérants & Superviseurs

Les services correspondent aux types de rendez-vous qui seront ajoutés sur le planning type.

Exemple : « RDV », « Absent »

Pour créer un nouveau service :

Cliquer sur le bouton « + »
Paramétrer le type de RDV

Saisir un libellé (ex : RDV).
Choisir la durée ou laisser « grille » pour que la durée corresponde à celle de la grille de l’agenda.
Choisir une couleur de fond (celle affichée sur la grille)
Choisir l’« action » : créneau disponible, indisponible perm (créneaux indisponibles pour la permanence), Dispo jour même (créneaux indisponibles sauf le jour même).
Motif : définir le service en tant que motif de RDV.

Attention, les motifs de RDV ne peuvent pas être ajoutés sur la grille !
A transmettre : envoie un message «RDV à transmettre» automatiquement aux collaborateurs, comportant les détails du nouveau RDV.
VAD : coche automatique la case « VAD » dans la fenêtre de prise de RDV.
Nouv. Contact : coche automatiquement la case « Nouv Contact » dans la fenêtre de prise de RDV.
Rappel consigne : affiche la consigne du type de RDV lors de la validation du RDV.

RDV Internet : synchronise le service avec Calendovia

Rappel auto : active le rappel de RDV automatique par email et/ou SMS (paramétrage nécessaire des rappels auto.).
Consigne : saisir une consigne qui s’affiche dans la fenêtre de prise de RDV (en haut à gauche, dans le post-it jaune)
Message rappel SMS : ajoute du contenu personnalisé au rappel SMS
Message rappel email : ajoute du contenu personnalisé au rappel email.

Valider

ATTENTION