Les rappels de RDV SMS / Email

Il y a deux possibilités : rappel immédiat ou programmé. Les deux rappels peuvent être cumulés : 1 rappel immédiat et 1 autre programmé.

Rappel SMS / E-mail programmé

1- Rappel programmé Automatique

Pour activer le rappel de rendez-vous par SMS programmé, vous devez :

Paramétrer les rappels de rdv dans les paramètres du compte Client

Aller dans les Paramètres du compte Client, puis dans Options / Rappels rendez-vous
Vous avez la possibilité de paramétrer deux rappels de rendez-vous sms / email
Compléter les paramètres du rappel :

Rappel de rendez-vous : désactivé, activé, activé nouveau contact (activé uniquement pour les nouveaux contacts).
Type de rappel : email, sms ou email + sms
Date rappel : sélectionner la date du rappel, en heure ou jours avant la date du rendez-vous.
Supplément sms rappel : possibilité d’ajouter du contenu après le texte par défaut (NOM CLIENT, vous rappelle votre rendez-vous le 00/00/2018 à 00h00). Attention à ne pas dépasser la longueur d’un SMS, soit 160 caractères au total.
Supplément email rappel : possibilité d’ajouter du contenu après le texte par défaut (NOM CLIENT, vous rappelle votre rendez-vous le 00/00/2018 à 00h00, adresse : ....).

Sélectionner les types de rendez-vous concernés par le rappel automatique

Accéder au dossier Client, puis aller dans le menu AGENDA, et aller à la section Paramètres principaux / Gestion des services.
Cocher la case « Rappel auto » des types de rendez-vous concernés par le rappel automatique.
OPTION : du contenu en fonction du type de rendez-vous peut être ajouté au rappel.

Cliquer sur le bouton "+ d'options"
Compléter le champ "Msg rappel SMS" pour ajouter du contenu au rappel SMS
et/ou Compléter le champ "Msg rappel email" pour ajouter du contenu au rappel email

Ces deux étapes sont obligatoires afin d'activer le rappel automatique de rendez-vous.

2- Rappel programmé forcé

Paramétrer les rappels de rdv dans les paramètres du compte Client

Cette étape est identique au rappel automatique (voir Rappel programmé Automatique)

Activer le rappel de rendez-vous pour le rendez-vous

Cocher la case "Email prog." et/ou "SMS prog." dans la fenêtre de prise de rendez-vous (nouveau rendez-vous ou modification).

Rappel SMS / E-mail immédiat

Pour le rappel de rendez-vous immédiat, vous avez deux possibilités :

Activation par défaut

Pour activer le rappel immédiat par défaut pour tous les rendez-vous :

Aller dans les Paramètres du compte Client, puis dans Options / Agenda / Rappel RDV
Cocher la case "Rappels rdv immédiat par email" ou "Rappel rdv immédiat par sms".

Activation au choix

Il suffit de cocher la case « Email immédiat » et/ou « SMS immédiat » lors de l’ajout d’un nouveau rendez-vous.

Cette option n'est pas disponible lors de la modification d'un rendez-vous.

Si le rappel immédiat a été coché lors de la création du rendez-vous, chaque modification ultérieure (déplacement) du rendez-vous donnera lieu à l’envoi d’un rappel.

Pour tous les types de rappels , un Contact doit être absolument ajouté au rendez-vous.

Ce contact doit comporter un numéro de téléphone mobile (pour les rappels SMS) et/ou une adresse e-mail (pour les rappels e-mail).

Statuts des rappels de rendez-vous

Statut du rappel e-mail sur le rendez-vous

Le statut de délivrabilité du rappel e-mail s'affiche directement sur le rendez-vous.

Rappel e-mail envoyé : affichage d'un cercle gris
Rappel e-mail délivré : affichage d'une pastille verte
Rappel e-mail ouvert : affichage d'une pastille bleue
Rappel e-mail différé (le serveur de réception a différé la réception de l'e-mail) : affichage d'une pastille orange
Rappel e-mail non délivré : affichage d'une pastille rouge