Envoi d’un message SERENOVIA

C1 - Envoi d’un message

Envoi d'un message

RÔLE MESSAGES / Entité / Ajout message
Pour envoyer un message à votre client :
  1. Aller sur le dossier de votre client.
  2. Aller dans le menu « MESSAGES / Ecrire » ou cliquer sur le bouton vert « + », une fenêtre popup s’ouvre.

Destinataire

Le nom de votre client s’ajoute automatiquement dans le destinataire.
[ASTUCE]   Ajouter un destinataire en copie
Vous pouvez ajouter en copie un autre destinataire.
  1. Cliquer sur le bouton « + » situé en dessous de « Destinataire », un champ de recherche apparaît.
  2. Cliquer sur le nom, il s’ajoute au message (fond violet), pour le supprimer cliquer sur le bouton « - ».


Si vous sélectionnez, les options d'envoi E-mail ou SMS, les destinataires en copie recevront également le message par E-mail et/ou SMS.

Tâche et/ou urgence ?

Cocher les cases correspondantes.
Tâche du jour : s’il s’agit d’une tâche du jour, ajouter la date pour laquelle la tâche est à faire dans le
champ qui apparait lorsque la case « tâche » est cochée.

Message privé


Cocher la case "privé". Le message privé sera envoyé uniquement au destinataire, indépendamment des partages de messages.

Contact

Ajout d’un contact au message (même fonctionnement que pour la prise de rendez-vous.

Sujet du message

Saisir le sujet du message.

Modèle de messages

Sélectionner le modèle de message dans la liste (facultatif). Le sujet et le contenu du message seront remplacés par ceux du modèle.
[ASTUCE]   Modèle de message par défaut
Un modèle de message peut être sélectionné par défaut lors de l’envoi d’un nouveau message (sinon, sélectionner le modèle souhaité).
Le sujet et le message du modèle s’ajoutent automatiquement.

Vous avez également la possibilité de :
  1. Cocher la case "Copie cercle compagnie" : envoi automatiquement une copie du message aux collaborateurs du cercle de la compagnie.
  2. Cocher la case « VAD » automatiquement.
  3. Ajouter une consigne (s’affiche en haut à gauche dans le post-it jaune)

Message

Saisir le message.

Envoyer

Pour envoyer le message, cliquer sur le bouton "Envoyer".

Envoi d'une copie au client (Email, SMS, fax)
Cocher les cases pour envoyer une copie par +EMAIL, +FAX, +SMS au client.
Pour vérifier les informations du client (Email, n° Fax, n° Mobile), cliquer sur le bouton « Copie à ».
[ASTUCE]   Options "Envoyer" sélectionnées par défaut
Les options d’envoi peuvent être sélectionnées par défaut lors de l’envoi d’un nouveau message :
  1. Aller dans les «Paramètres du comptes / Message».
  2. Cocher les options souhaitées: notifier message par email, fax ou SMS.

Joindre

Pour joindre le planning, ou les mouvements/messages au mail envoyé (format PDF.)
  1. Sélectionner la période et choisir s’il s’agit uniquement des rendez-vous ou mouvements/ messages faits par les collaborateurs (tous ou non lus), ou par tous les utilisateurs.

Titre popup message - Ajout d'informations

Vous avez la possibilité d’ajouter une information («Message info») par défaut au titre de la  popup. Le texte doit être court et se paramètre dans les paramètres du compte («Paramètres du compte / Message / Message infos»).


Partie gauche : rappel des instructions et affichage de la consigne (liée au modèle de message)

  1. Consigne : la consigne ajoutée dans le modèle de message s’affiche dans le post-it jaune.
    UNIQUEMENT Compte Utilisateur
  1. Instructions : affichage des instructions avec la visibilité « Message ».

Les messages côté client

UNIQUEMENT Compte Client
Votre client aura des options supplémentaires.
  1. Remarque client : à sélectionner par vos clients lorsqu’ils souhaitent vous envoyer des remarques concernant vos services. Ces remarques seront visibles uniquement par les gérants et superviseurs. Ils sont accessibles depuis le menu de gauche «Remarques clients».

Répondre à un message

Un message se comporte comme un fil de discussion, il est possible d'y apporter plusieurs réponses.



Définir le message en tâche lors d'une réponse

Lors d'une réponse, il est possible de définir le message en tâche en cliquant sur le bouton " Valider + Tâche à faire".
Un historique s'affiche en bas du message.



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